Antiriciclaggio in condominio, nuove istruzioni UIF: dal 1° luglio più attenzione a pagamenti, fornitori e SOS

Dal 1° luglio 2026 entra in una fase nuova la gestione delle segnalazioni di operazioni sospette. Le istruzioni adottate dall’Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia con provvedimento del 18 dicembre 2025, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 303 del 31 dicembre 2025, sostituiscono il precedente provvedimento UIF del 4 maggio 2011 e aggiornano le regole operative per la rilevazione e l’invio delle SOS.

Dal 1° luglio 2026 gli amministratori devono valutare con metodo operazioni anomale, rapporti economici e fornitori, documentando controlli e decisioni interne.

Per gli amministratori di condominio la novità non va letta come un nuovo obbligo generalizzato di controllo finanziario su ogni movimento. Il punto è diverso: quando un pagamento, un appalto, un fornitore o una richiesta economica presenta elementi fuori linea, lo studio deve poter dimostrare di aver svolto una valutazione ragionevole, proporzionata e documentata.

La gestione condominiale, infatti, movimenta denaro, contratti, fornitori, quote, lavori straordinari e rapporti con soggetti diversi. In questo contesto l’antiriciclaggio non riguarda solo la banca che esegue il bonifico o il professionista che assiste un’operazione complessa. Può incidere anche sulle attività quotidiane di chi amministra condomìni, soprattutto quando emergono pagamenti non coerenti, documenti incompleti o rapporti economici difficili da ricostruire.

D.Lgs. 231/2007 e ruolo della UIF

La disciplina di riferimento resta il D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231, che regola la prevenzione dell’uso del sistema finanziario per finalità di riciclaggio e finanziamento del terrorismo. L’articolo 35 stabilisce che i soggetti obbligati devono inviare senza ritardo alla UIF una segnalazione quando sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso, siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio, di finanziamento del terrorismo o che fondi, indipendentemente dalla loro entità, provengano da attività criminosa.

Le nuove istruzioni UIF del 2025 intervengono proprio su questa fase: come intercettare l’anomalia, come valutarla, quali informazioni raccogliere, quando procedere con la SOS, come garantire la riservatezza e come organizzare internamente il processo di segnalazione.

Il provvedimento non cambia la natura della segnalazione. La segnalazione di operazione sospetta non è una denuncia penale, non richiede la prova dell’illecito e non impone all’amministratore di accertare un reato. È uno strumento di collaborazione attiva che nasce da un sospetto qualificato, fondato su elementi concreti e non su impressioni generiche.

Perché il tema interessa gli studi condominiali

Nella gestione ordinaria di un condominio transitano somme spesso rilevanti: quote condominiali, compensi professionali, pagamenti a imprese di pulizia, manutenzioni, lavori su ascensori, impianti, facciate, coperture, assicurazioni, incarichi tecnici e appalti straordinari.

In queste operazioni possono emergere situazioni che meritano attenzione. Un bonifico effettuato da un soggetto diverso dal condomino, una richiesta di pagamento su un conto non intestato al fornitore, una modifica improvvisa dell’IBAN, una fattura generica, un preventivo poco trasparente o un’impresa difficile da identificare non sono automaticamente segnali di riciclaggio. Sono però elementi che lo studio deve saper leggere.

La differenza, dal 1° luglio 2026, sta nel metodo. L’amministratore non può limitarsi a dire che una situazione “sembrava normale” o che “è sempre stato fatto così”. Deve poter ricostruire il percorso seguito: quali verifiche sono state svolte, quali chiarimenti sono stati richiesti, quali documenti sono stati acquisiti e perché, alla fine, si è deciso di segnalare oppure di non segnalare.

Dall’anomalia al sospetto

Uno dei punti più importanti delle istruzioni UIF è il superamento degli automatismi. Un’anomalia non coincide necessariamente con un sospetto antiriciclaggio. La UIF chiede ai soggetti obbligati di evitare sia le segnalazioni meccaniche sia quelle meramente difensive, inviate solo per prudenza.

Per uno studio condominiale questo principio è fondamentale. Se un condomino fa pagare una quota da un familiare, il fatto può essere perfettamente spiegabile. Se un’impresa cambia conto corrente, può esserci una ragione amministrativa legittima. Se un pagamento è frazionato, può dipendere da accordi leciti o da esigenze di cassa.

La valutazione cambia quando le spiegazioni non arrivano, sono contraddittorie o non trovano riscontro nei documenti. In quel caso l’anomalia diventa più significativa. Il problema non è più il singolo dato isolato, ma l’insieme degli elementi: soggetti coinvolti, importi, modalità di pagamento, documentazione, comportamento delle parti e coerenza economica dell’operazione.

I riferimenti agli articoli 3, 17, 18, 31, 35 e 39 del D.Lgs. 231/2007

Per inquadrare correttamente gli obblighi è utile richiamare alcuni articoli del D.Lgs. 231/2007.

L’articolo 3 individua il perimetro dei soggetti obbligati. È la norma che definisce la platea dei destinatari della disciplina antiriciclaggio, comprendendo intermediari, professionisti e operatori non finanziari, secondo le categorie e i limiti previsti dalla legge.

Gli articoli 17 e 18 riguardano gli obblighi di adeguata verifica della clientela, cioè l’insieme delle attività di identificazione, verifica dell’identità, comprensione del rapporto e controllo costante. Nel contesto condominiale questi principi vanno letti con criterio e proporzionalità, ma restano utili per comprendere l’approccio richiesto: conoscere i soggetti con cui si opera e valutare la coerenza dei rapporti economici.

L’articolo 31 disciplina la conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni rilevanti. Per gli amministratori questo tema è centrale: la tracciabilità delle verifiche svolte può diventare una protezione importante in caso di contestazioni o richieste successive.

L’articolo 35 è la norma chiave sulla segnalazione di operazione sospetta. Stabilisce quando nasce l’obbligo di inviare la comunicazione alla UIF e chiarisce che il sospetto può riguardare operazioni di riciclaggio, finanziamento del terrorismo o fondi provenienti da attività criminosa.

L’articolo 39, infine, tutela la riservatezza del segnalante e del contenuto della segnalazione. Questo aspetto è molto delicato nel condominio, dove il diritto dei condomini alla trasparenza gestionale deve convivere con il divieto di divulgare informazioni riservate relative a eventuali SOS.

Pagamenti condominiali

La prima area da presidiare è quella dei pagamenti condominiali. Gli amministratori dovrebbero prestare attenzione soprattutto ai movimenti che non sono coerenti con il rapporto amministrato o che rendono difficile identificare il reale soggetto economico dell’operazione.

Tra i casi da valutare con maggiore cautela rientrano i versamenti effettuati da soggetti terzi senza una spiegazione documentata, i pagamenti richiesti su conti correnti diversi da quelli indicati nel contratto, le modifiche improvvise delle coordinate bancarie, le causali generiche, gli importi frazionati senza ragione apparente, le fatture incomplete o i movimenti sproporzionati rispetto all’attività svolta.

Appalti, lavori straordinari e fornitori

I lavori straordinari sono uno dei terreni più sensibili. Ristrutturazioni, facciate, impianti, tetti, ascensori ed efficientamento energetico comportano spesso importi elevati e coinvolgono imprese, tecnici, consulenti, banche e assicurazioni.

In queste situazioni l’amministratore dovrebbe conservare con particolare cura preventivi, contratti, verbali assembleari, fatture, DURC quando rilevante, comunicazioni con l’impresa, variazioni di prezzo e richieste di pagamento. Non è solo una questione di corretta gestione condominiale. È anche un presidio utile in chiave antiriciclaggio.

Un’impresa appena costituita che propone condizioni fuori mercato, un preventivo privo di dettaglio, un fornitore che cambia più volte conto corrente o un soggetto che chiede pagamenti anticipati non coerenti con l’avanzamento dei lavori sono elementi da non archiviare con superficialità.

Ancora una volta, nessuno di questi casi dimostra da solo un illecito. Ma l’amministratore deve domandarsi se l’operazione sia coerente, spiegabile e documentabile.

La procedura interna

Le nuove istruzioni UIF insistono anche sull’organizzazione interna. Per gli studi condominiali non serve necessariamente un apparato complesso, ma serve una procedura reale.

Una procedura efficace dovrebbe indicare almeno chi rileva le anomalie, chi raccoglie i documenti, chi valuta i casi dubbi, come si conservano le verifiche, quando si coinvolge il titolare dello studio o il referente SOS, e come viene motivata la decisione finale.

Negli studi associati, nelle società tra professionisti e nelle strutture più organizzate, l’individuazione di una figura responsabile del processo è particolarmente importante. Le nuove istruzioni disciplinano infatti anche gli adempimenti organizzativi e le modalità di interlocuzione con la UIF, comprese la registrazione e la trasmissione tramite il portale Infostat-UIF.

Per gli studi di dimensioni ridotte vale il principio di proporzionalità: le misure devono essere adeguate alla struttura, al volume di attività e alla complessità dei rapporti gestiti. Ma proporzionalità non significa assenza di metodo. Anche un piccolo studio dovrebbe avere una traccia scritta delle verifiche più delicate.

La decisione di non segnalare va motivata

Il passaggio più sottovalutato riguarda i casi in cui lo studio decide di non inviare una SOS. La mancata segnalazione non è di per sé un problema, se l’anomalia è stata chiarita. Diventa invece fragile quando non esiste alcuna traccia della valutazione svolta.

Per questo è opportuno conservare una nota interna, anche sintetica, con l’indicazione dell’anomalia rilevata, dei chiarimenti richiesti, dei documenti acquisiti e della ragione per cui il sospetto è stato escluso.

Questa impostazione riduce il rischio di contestazioni e aiuta lo studio a dimostrare di aver seguito un percorso logico. Nella pratica, può bastare una scheda interna o una registrazione nel fascicolo del condominio. L’importante è che la decisione non resti affidata solo alla memoria dell’amministratore.

Riservatezza antiriciclaggio e diritto di accesso dei condomini

Nel condominio il tema della trasparenza è sempre centrale. I condomini hanno diritto di controllare la gestione, consultare i documenti contabili e verificare spese, pagamenti e rapporti con i fornitori.

La materia antiriciclaggio, però, ha regole proprie. La riservatezza della segnalazione e del segnalante è un principio essenziale del sistema. Per questo, eventuali valutazioni interne su una operazione sospetta non possono essere gestite come normali documenti condominiali da mettere liberamente a disposizione di tutti.

L’amministratore deve quindi distinguere due piani. Da una parte ci sono i documenti della gestione condominiale, che devono essere accessibili secondo le regole ordinarie. Dall’altra ci sono le valutazioni riservate connesse a un eventuale sospetto antiriciclaggio, che richiedono cautela e protezione.

Il rischio, in caso contrario, è duplice: violare la riservatezza prevista dalla normativa e compromettere l’efficacia del processo di segnalazione.

Il ruolo dell’assemblea e i limiti dell’informazione ai condomini

Un altro aspetto pratico riguarda l’assemblea. L’amministratore può e deve informare i condomini su spese, preventivi, fornitori, stati di avanzamento e pagamenti. Ma non deve trasformare l’assemblea in un luogo di discussione su sospetti antiriciclaggio.

Se un pagamento è stato bloccato per verifiche, si potrà comunicare che sono in corso approfondimenti amministrativi o documentali. Se un fornitore non ha fornito documenti adeguati, si potrà segnalare il problema in termini gestionali. Diverso è riferire ipotesi, sospetti o valutazioni riservate riconducibili alla normativa antiriciclaggio.

La prudenza comunicativa, in questi casi, non è opacità. È rispetto della legge e tutela del condominio.

Cosa deve fare concretamente un amministratore di condominio dal 1° luglio?

Dal 1° luglio 2026 ogni studio dovrebbe rivedere almeno quattro aspetti della propria organizzazione.

• Il primo riguarda la gestione dei fornitori: anagrafiche aggiornate, contratti chiari, coordinate bancarie verificabili, documentazione fiscale ordinata.
• Il secondo riguarda i pagamenti: causali precise, coerenza tra fattura e bonifico, attenzione a conti terzi, frazionamenti e richieste non abituali.
• Il terzo riguarda gli appalti condominiali: preventivi dettagliati, verbali assembleari completi, tracciabilità delle decisioni, controllo delle variazioni economiche.
• Il quarto riguarda l’archivio: ogni verifica rilevante dovrebbe lasciare una traccia, soprattutto quando l’operazione è stata ritenuta anomala ma non meritevole di segnalazione.

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